In ons Privacyreglement gebruiken wij een aantal definities (deze definities kunnen in enkelvoud en meervoud worden gebruikt):
Elzenhiem houdt, om de zorg voor u zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, registraties bij van uw administratieve gegevens en de geleverde zorg.
Op deze registraties is per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).
Deze AVG bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van de cliënten. Wij hebben de van toepassing zijnde zaken vastgelegd in onderstaand reglement.
Cliëntdossier
Behalve de directeur van Elzenhiem heeft ook een beperkt aantal andere personen toegang tot een cliëntdossier dat door Elzenhiem wordt samengesteld. Dit zijn:
- Begeleiders
- Stagiaires
De medewerkers die deze functies bekleden hebben allen een geheimhoudingsplicht.
Wat betreft de inhoud van de cliëntdossiers:
- Alleen gegevens die te maken hebben met de zorg voor de cliënt worden in het cliëntdossier opgeslagen;
- Alleen medewerkers die direct bij de begeleiding van de cliënt zijn betrokken en personen die van de cliënt hiervoor toestemming hebben gekregen, mogen het cliëntdossier inzien;
- Gegevens van de cliënt worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familie. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven, en voor elke verstrekking van informatie wordt opnieuw om toestemming gevraagd. Ook na overlijden worden de gegevens niet openbaar gemaakt.
Bewaartermijnen
Nadat de cliënt begeleid is, worden de gegevens zodanig gearchiveerd dat alleen de hierboven geautoriseerde medewerkers/functies deze gegevens kunnen inzien, met inachtneming van onderstaande criteria:
- Bij volwassenen is de bewaartermijn twintig (20) jaar.
- Bij minderjarigen start de bewaartermijn vanaf het achttiende levensjaar. Cliënt-gegevens moeten voor hen dus bewaard blijven tot het 39e levensjaar, behalve wanneer zij voortijdig overlijden. In dat geval geldt een bewaartermijn van twintig jaar vanaf de datum van overlijden.
- Dossiers van overleden volwassenen moeten twintig jaar bewaard blijven, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier over de behandeling/begeleiding of het overlijden.
- Fiscale gegevens (omtrent betalingen) dienen zeven (7) jaar bewaard te worden.
Rechten van de cliënt
De cliënt c.q. diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht om de gegevens die over de cliënt zijn vastgelegd in te zien. Wanneer de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger meent dat gegevens onjuist zijn vastgelegd, dan kan de cliënt/wettelijk vertegenwoordiger verzoeken deze te wijzigen.
Cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordigers hebben:
- Het recht op dataportabiliteit: het recht om persoonsgegevens over te dragen (artikel 20 AVG);
- Het recht op vergetelheid: verwijdering van (alle) gegevens dossier en het recht om ‘vergeten’ te worden (artikel 17 AVG);
- Het recht op inzage in het dossier, en het recht op rectificatie en aanvulling (artikel 16 AVG);
- Het recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken;
- Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking;
- Tenslotte hebben cliënten recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen.
Wanneer u gebruik wilt maken van een van (een van) bovengenoemde rechten, dan kunt u hiervoor een afspraak maken. Wij vullen dan samen met u het Formulier uitvoering Algemene Verordening Gegevensbescherming in, omdat wij vast willen leggen van welk recht u gebruik maakt en wat de acties zijn geweest.
Verwerking van gegevens
Wanneer u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan, kunt u dit via de geldende klachtenprocedure kenbaar maken.
Privacyverklaring de Elzenhiem versie februari 2024
